Usine à sites : définition et 5 étapes pour la mettre en place

Une usine à sites répond à un besoin précis. Elle permet de lancer et de faire vivre des dizaines de sites, voire des centaines, sans repartir de zéro à chaque fois. Le sujet concerne les groupes multimarques ou multipays, les réseaux de filiales et de franchises, les organismes publics avec des sites régionaux et les universités.

Vous trouverez ici la définition d'une usine à sites, ce qui la distingue du multisite, des cas clients, les critères de choix de la technologie et les 5 étapes pour la mettre en place.

Qu'est-ce qu'une usine à sites ? 

Une usine à sites (en anglais site factory), ou usine à sites web, est une plateforme qui permet de créer et de gérer un grand nombre de sites web à partir d'un socle commun, dont les gabarits, les composants et les règles de contribution se réutilisent facilement lorsque c'est souhaité. Chaque nouveau site peut hériter de ce socle, ce qui le rend rapide à lancer et simple à maintenir. Chaque entité garde la main sur ses propres contenus, dans le cadre fixé par l'équipe centrale.

Cette approche garantit une gouvernance multisite cohérente et permet de mettre en place des processus standardisés pour la création de nouveaux sites web et leur évolution. Cette structure permet aux organisations de proposer des expériences numériques cohérentes et adaptables de manière efficace sur l'ensemble de leurs sites.

Concrètement, une usine à sites repose sur quatre briques.

• un socle technique partagé, fait de gabarits de pages, de composants et de modèles de contenus ;
• un mécanisme de création de site à partir de ce socle, sans nouveau développement ;
• des contenus et des médias partagés, publiés une fois et réutilisés sur plusieurs sites ;
• des rôles et des droits définis site par site.

Quelle est la différence entre multisite et usine à sites ?

Il est important de commencer en expliquant la différence entre une structure multisite et une usine à sites, deux concepts souvent confondus. On parle de multisite lorsqu'une plateforme de gestion de contenu (CMS multisite) est capable de gérer une multitude de sites hétérogènes. Il peut s'agir par exemple d'intranets, de sites institutionnels ou encore de sites événementiels qui nécessitent tous une architecture spécifique. À l'inverse, une usine à sites permet de créer une multitude de sites basés sur une même structure.

On peut donc définir une usine à sites comme l'ensemble des procédés techniques et des méthodologies permettant de concevoir, produire et mettre en ligne des sites internet à partir d'un socle de fonctionnalités défini à l'avance.

En résumé, le multisite gère des sites différents sur une même plateforme, l'usine à sites produit des sites semblables à partir d'un même modèle.

Pourquoi créer une usine à sites ? Les avantages

Une usine à sites sert les grands groupes car elle permet de mutualiser le développement des sites de ses franchises ou filiales à partir d'une même infrastructure. Les collaborateurs ont ainsi accès à un socle standardisé qui leur permet de déployer des sites simplement et rapidement selon leurs besoins spécifiques.

Cela permet en particulier à une marque de garder la maîtrise de son image de marque et une cohérence dans le temps. Par exemple, une usine à sites permet lors de la refonte de l'identité visuelle d'une marque, de déployer le nouveau logo et la nouvelle charte graphique sur l'ensemble des sites affiliés, qu'il s'agisse de filiales, de franchises, ou de sites dédiés à des branches spécifiques de son activité. Même cas d'application en ce qui concerne la charte éditoriale : l'usine à sites permet de conserver une cohérence de discours sur l'ensemble de ses sites web. C'est donc un outil utile aux directions de la communication, garantes de la cohérence des marques, à la fois cohérence graphique et éditoriale.

Mais il permet aussi de laisser de la liberté et de l'agilité aux équipes métiers, pour les structures qui le souhaitent. L'autonomie des utilisateurs et/ou entités, qui ont la flexibilité d'établir leurs propres stratégies de publication de contenu et la possibilité de déployer des sites facilement, sans l'aide des instances techniques, est aussi ce qui permet la duplication d'un site web ou bien la déclinaison de sites internet. 

Une usine à sites apporte six avantages :

• un délai de mise en ligne plus court, puisqu'un nouveau site part d'un socle existant ;
• un coût par site plus faible, puisque le développement est mutualisé ;
• une maintenance unique, car une évolution du socle profite à tous les sites ;
• une gouvernance centrale, où charte graphique, charte éditoriale et droits sont pilotés au même endroit ;
• une sécurité plus simple à tenir, puisque les règles d'accès et les correctifs du socle se gèrent au même endroit pour tous les sites ;
• une autonomie encadrée, où chaque entité publie ses contenus dans le cadre fixé.

Exemples de cas d'usages d'usines à sites

Les usines à sites se retrouvent partout où une organisation doit faire vivre beaucoup de sites qui se ressemblent.

• un groupe industriel qui décline un site par pays et par filiale, dans la langue et selon les produits de chaque marché ;
• un organisme public qui publie un site national et des sites régionaux à partir des mêmes contenus ;
• une université dont les facultés, services et laboratoires publient chacun leurs contenus dans un cadre commun ;
• un réseau de franchises ou d'agences où chaque point de vente dispose de son site, sans compétence technique sur place.

Développement d'une usine à sites en 5 étapes

Les cinq étapes suivent l'ordre des questions à régler avant de lancer une usine à sites. Il faut d'abord connaître le type de structure dont votre entreprise a besoin. Chaque usine à sites a des spécificités et une architecture différentes, définissez les vôtres en suivant ces points d'analyse :  

1. Définir les besoins spécifiques utilisateurs

Les besoins des futurs utilisateurs de votre usine à sites dépendent de leurs compétences techniques et de leur fréquence d'édition de contenu. Par exemple, l'équipe marketing d'un grand groupe souhaitera une structure flexible, capable de lui laisser une liberté et une autonomie sur la création et la mise en page des contenus, quand le gérant d'une franchise préférera une structure simple d'utilisation avec des configurations prédéfinies qui ne lui demandent pas de compétences de structuration de pages élevées. En fonction de ces paramètres, vos équipes de développeurs pourront ensuite construire le socle technique de votre usine à sites selon le profil des futurs contributeurs.

2. Établir une stratégie de contribution

En se basant sur l'utilisation de vos équipes métier, vous allez pouvoir définir des rôles de contribution et gérer les droits d'édition de votre usine à sites. Pour des contributions occasionnelles avec peu de création de pages, un accès restreint aux possibilités d'édition de la plateforme ne sera pas dérangeant et assurera la sécurité de votre environnement digital. Mais pour une équipe marketing qui ajoute fréquemment de nouveaux contenus sur son site, il faudra définir un rôle de contribution adapté à la modification et la publication de pages avec des droits d'édition plus libres.

Les rôles et permissions permettent de définir les pages, contenus et options d'administration qui peuvent être vues par chaque utilisateur dans son tableau de bord (Dashboard) en back-office, mais aussi ses capacités d'actions sur ces différents éléments (capacité d'édition ou non en particulier).

3. Développer des supports de présentation de contenu

Une fois vos rôles de contribution définis, votre équipe technique va pouvoir mettre en place des gabarits de présentation (aussi connus sous le nom de template) actionnables directement depuis le tableau de bord et calqués sur la structure de votre site principal. Ils pourront ensuite être édités par vos contributeurs selon leurs besoins.

Pour revenir à la notion de "droits d'édition", une équipe marketing a besoin d'une quantité de templates et des possibilités de configuration plus poussées que le gérant d'une franchise. Un marketer souhaitera pouvoir accéder au back-office et changer l'emplacement des modules, en rajouter et pouvoir enregistrer la nouvelle configuration de page qu'il a créée, quand le gérant préférera un template cadré et simple à éditer.

4. La gestion de contenu 

Pour remplir vos gabarits de page, il vous faut du contenu. Certains de vos sites vont probablement contenir le même contenu. Au lieu de le recréer localement à chaque fois qu'une entité a besoin d'un format ou d'une présentation générique, il est possible d'héberger tout le contenu de votre groupe dans une seule base de données. Cette gestion unifiée permet d'accéder à tous les contenus depuis un seul tableau de bord, de les réutiliser simplement sur n'importe quel site web et la mise en place d'une meilleure gouvernance de vos contenus.

Voici quelques fonctionnalités de gestion de contenu qui pourront vous être utiles

• Partage multimédia centralisé (utiliser une image source sur différentes pages et différents sites)
• Blocs de contenu partagés par tous les sites : permet de modifier du contenu au niveau global
• Réutilisation d'un module développé et déployé localement par l'ensemble des sites du groupe

Interface d'activation d'un module sur différents sites

5. Former vos équipes à votre solution

Il est important que vos contributeurs restent engagés sur votre outil d'édition et sachent créer du contenu facilement. Mettre à disposition de la documentation et des tutoriels en fonction des rôles de vos équipes est important. Si ce n'est pas fait, ils se tourneront vers d'autres outils par manque de compétences, ce qui vous éloignera de votre stratégie de centralisation de contenus et du principe même de la création de votre usine à sites. 

Quelle technologie choisir pour une usine à sites ?

Le choix de la technologie d'une usine à sites tient aux critères suivants :

• la gestion multisite native, pour créer un site à partir d'un modèle sans redéveloppement ;
• les gabarits et composants partagés, avec la possibilité de les verrouiller ou de les ouvrir site par site ;
• des rôles et des droits définis par site, par langue et par type de contenu ;
• le partage et la réutilisation des contenus et des médias entre sites ;
• le multilingue, dès qu'un site est décliné par pays ;
• le mode de diffusion (classique, headless ou hybride) ;
• l'hébergement (cloud ou on-premise) et la maintenance qui va avec.

Pour voir comment Jahia répond à ces critères, consultez la page CMS multisite.

Développement interne ou agence digitale ?

Le choix entre développement interne et agence digitale dépend pour une large part des ressources dont vous disposez.

Nous avons détaillé les compétences nécessaires dans un article intitulé "Projet web : quelles compétences recruter pour constituer votre équipe ?", auquel vous pouvez vous référer pour creuser le sujet. Mais en bref : le développement en interne d'un projet web (avec toutes les complexités et tous les enjeux qui vont avec un contexte Enterprise) ne peut se faire sans une solide équipe technique.

C'est d'autant plus vrai pour une usine à sites, pour deux raisons principales :

• Le caractère multiple de ce projet web nécessite une réflexion approfondie sur l'articulation des templates de pages et modèles de contenus entre les sites, sur ce qui doit être générique ou spécifique, etc.
• Une usine à sites peut s'appuyer sur une architecture headless, ce qui suppose de disposer à la fois de développeurs back-end et de développeurs front-end (sauf dans le cas d'un CMS JavaScript).

Passer par une agence digitale est donc dans beaucoup de cas une bonne manière d'avoir à disposition toutes les compétences dont vous avez besoin, de bénéficier d'une expertise et d'un regard extérieurs et potentiellement de gagner du temps sur la phase de développement.

N'hésitez pas à consulter notre réseau d'agences digitales partenaires pour votre projet d'usine à sites, capables de réaliser pour vous une usine à sites performante.

L'option cloud pour votre usine à sites

Que ce soit pour améliorer la sécurité de votre réseau de sites web ou pour décharger le département IT d'une gestion d'usine à sites chronophage, l'option du cloud mérite d'être étudiée.

En effet, un CMS en hébergement cloud (c'est le cas de Jahia Cloud) simplifie la gestion d'usines à sites, que ce soit lors du lancement de chaque nouveau site ou durant leur fonctionnement (maintenance, surveillance, évolutions...). Il ne faut au département IT que quelques clics pour mettre en ligne un nouveau site web, en production comme dans un environnement de développement iso.

Par ailleurs, de nombreuses tâches de suivi, de surveillance et de sécurité sont soit automatisées, soit gérées par les équipes de Jahia Cloud, en tant que partie intégrante du service mis à disposition. Dans Jahia Cloud, toutes les données de tous les sites sont suivies dans une seule et même console de gestion cloud, au sein de l'outil Datadog.

La solution Jahia 

Quand chaque nouveau site répète l'installation, la configuration et les intégrations alors que chaque mise à jour doit être déployée site par site, l'usine à sites perd son intérêt. Jahia fait de la création de site un processus reproductible.

Un nouveau site se crée à partir d'un ensemble de modèles, d'un site pré-packagé qui apporte déjà ses contenus standards (page d'accueil, mentions légales, FAQ), de l'import d'un site existant ou de préréglages qui installent d'emblée modèles, droits et réglages.

Le contrôle reste partagé. Des rôles prédéfinis ou sur mesure et un administrateur local par site donnent à chaque entité la main sur son espace et ses contributeurs, dans le cadre défini par le groupe. Les droits se règlent par site, section, page ou type de contenu.

Les images et documents viennent d'une bibliothèque d'assets partagée, qui garde sur chaque site les plus récents. Les modules s'activent ou se désactivent site par site, depuis l'interface ou par API. Pour les déclinaisons par pays, la traduction peut être automatisée grâce à des connexions natives avec des outils spécialisés. Les équipes locales gardent la main sur les contenus sensibles.

Jahia peut être implémenté en headless ou de manière classique, en cloud ou on-premise, avec ou sans agence digitale. Le détail est sur la page des fonctionnalités multisite de Jahia. Le webinaire "4 conseils pour mettre en place une usine à sites" montre la démarche.