5 étapes pour mettre en place une usine à sites

Les projets d'usine à sites sont particulièrement pertinents pour les entreprises et institutions avec plusieurs activités, d'importants volumes de contenus, des enjeux d'expérience utilisateur omnicanal ou encore de brand management (cohérence graphique et ou éditoriale). Voire tout ça à la fois.

Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour comprendre ce qu'est une usine à sites ("site factory") et à quels besoins cela vient répondre, et vous donner les 5 étapes principales qui vous permettront de mettre en place une usine à site.

Qu’est-ce qu’une usine à sites ? 

Les usines à sites sont des plateformes avancées conçues pour gérer et déployer efficacement plusieurs sites web, généralement pour différentes marques ou franchises et dans différentes régions. Ces plateformes rationalisent la création et la maintenance de nombreux sites grâce à un système unifié. Cette approche garantit une gouvernance multisite cohérente et permet de mettre en place des processus standardisés pour la création de nouveaux sites web et leur évolution. Cette structure permet aux organisations de proposer des expériences numériques cohérentes et adaptables de manière efficace sur l'ensemble de leurs sites.

Quelles est la différence entre une structure multi-sites et une usine à sites ?

Il est important de commencer en expliquant la différence entre une structure multi-sites et une usine à sites, deux concepts souvent confondus. On parle de multi-sites lorsqu’une plateforme de gestion de contenu (CMS - Content Management System) est capable de gérer une multitude de sites hétérogènes. Il peut s’agir par exemple d’intranets, de sites institutionnels ou encore de sites événementiels qui nécessitent tous une architecture spécifique. À contrario, une usine à sites permet de créer une multitude de sites basés sur une même structure.

On peut donc définir une usine à sites comme l’ensemble des procédés techniques et des méthodologies permettant de concevoir, produire et mettre en ligne des sites internet à partir d’un socle de fonctionnalités défini à l’avance.

Pourquoi créer une usine à site ?

Une usine à sites est très utile pour les grands groupes car elle permet de mutualiser le développement des sites de ses franchises ou filiales à partir d’une même infrastructure. Les collaborateurs ont ainsi accès à un socle standardisé qui leur permet de déployer des sites simplement, rapidement et à moindre coût selon leurs besoins spécifiques.

Cela permet en particulier à une marque de garder la maîtrise de son image de marque, et une cohérence dans le temps. Par exemple, une usine à sites permet lors de la refonte de l'identité visuelle d'une marque, de déployer en quelques clics seulement le nouveau logo et la nouvelle charte graphique sur l'ensemble des sites affiliés, qu'il s'agisse de filiales, de franchises, ou de sites dédiés à des branches spécifiques de son activité. Même cas d'application en ce qui concerne la charte éditoriale : l'usine à sites permet de conserver une cohérence de discours sur l'ensemble de ses sites web. C'est donc un formidable outil pour les Direction de la communication, garantes de la cohérence des marques, à la fois cohérence graphique et éditoriale.

Mais il permet aussi de laisser de la liberté et de l'agilité aux équipes métiers, pour les structures qui le souhaitent. L’autonomie des utilisateurs et/ou entités, qui ont la flexibilité d'établir leurs propres stratégies de publication de contenu, et la possibilité de déployer des sites facilement, sans l’aide des instances techniques, est aussi ce qui permet la duplication d'un site web ou bien la déclinaison de sites internet. 

Exemples de cas d'usages d'usines à sites

Les usines à sites web sont par exemple largement utilisées par les grandes entreprises pour gérer efficacement un grand nombre de sites web au sein d'une seule entité. Des multinationales comme Unilever ou L'Oréal, qui possèdent plusieurs marques, utilisent ce modèle pour créer et déployer rapidement des sites web pour chacune de leurs marques dans différents pays, tout en maintenant une cohérence globale.

Dans le secteur de l'édition, un groupe comme Condé Nast peut utiliser une usine à sites web pour gérer les différentes éditions locales de ses magazines, comme Vogue ou GQ, en adaptant facilement le contenu et les modules spécifiques à chaque marché tout en conservant une gouvernance centralisée.

Un autre exemple est celui des chaînes hôtelières internationales comme Marriott, qui peuvent déployer une usine à sites web pour gérer les sites web individuels de leurs hôtels. Cela permet à chaque établissement d'avoir son propre site tout en utilisant une structure et une technologie unifiées. Cette approche simplifie la gestion du contenu, la maintenance et le respect des normes de la marque.

Développement d’une usine à sites en 5 étapes

Avant de vous lancer dans le processus de développement de votre usine à sites, il vous faut connaître le type de structure dont votre entreprise a besoin. Chaque usine à sites a des spécificités et une architecture différentes, définissez les vôtres en suivant ces points d’analyse :  

1. Définir les besoins spécifiques utilisateurs

Les besoins des futurs utilisateurs de votre usine à sites dépendent de leurs compétences techniques et de leur fréquence d’édition de contenu. Par exemple, l’équipe marketing d’un grand groupe souhaitera une structure flexible, capable de lui laisser une liberté et une autonomie sur la création et la mise en page des contenus, quand le gérant d’une franchise préférera une structure simple d’utilisation avec des configurations prédéfinies qui ne lui demandent pas de compétences de structuration de pages élevées. En fonction de ces paramètres, vos équipes de développeurs pourront ensuite construire le socle technique de votre usine à sites selon le profil des futurs contributeurs.

2. Établir une stratégie de contribution

En se basant sur l’utilisation de vos équipes métier, vous allez pouvoir définir des rôles de contribution et gérer les droits d’édition de votre usine à sites. Pour des contributions occasionnelles avec peu de création de pages, un accès restreint aux possibilités d’édition de la plateforme ne sera pas dérangeant, et assurera la sécurité de votre environnement digital. Mais pour une équipe marketing qui ajoute fréquemment de nouveaux contenus sur son site, il faudra définir un rôle de contribution adapté à la modification et la publication de pages avec des droits d’édition plus libres.

Les rôles et permissions permettent de définir les pages, contenus et options d'administration qui peuvent être vues par chaque utilisateur dans son tableau de bord (Dashboard) en back-office, mais aussi ses capacités d'actions sur ces différents éléments (capacité d'édition ou non en particulier).

3. Développer des supports de présentation de contenu

Une fois vos rôles de contribution définis, votre équipe technique va pouvoir mettre en place des gabarits de présentation (aussi connus sous le nom de template) actionnables directement depuis le tableau de bord, et calqués sur la structure de votre site principal. Ils pourront ensuite être édités par vos contributeurs selon leurs besoins.

Pour revenir à la notion de “droits d’édition”, une équipe marketing a besoin d’une quantité de templates et des possibilités de configuration plus poussées que le gérant d’une franchise. Un marketer souhaitera pouvoir accéder au back-office et changer l'emplacement des modules, en rajouter, et pouvoir enregistrer la nouvelle configuration de page qu’il a créée, quand le gérant préférera un template cadré et simple à éditer.

4. La gestion de contenu 

Pour remplir vos gabarits de page, il vous faut du contenu. Certains de vos sites vont probablement contenir le même contenu. Au lieu de le recréer localement à chaque fois qu'une entité a besoin d'un format ou d'une présentation générique, il est possible d'héberger tout le contenu de votre groupe dans une seule base de donnée. Cette gestion unifiée permet d'accéder à tous les contenus depuis un seul tableau de bord, de les réutiliser simplement sur n'importe quel site web, et la mise en place d'une meilleure gouvernance de vos contenus.

Voici quelques fonctionnalités de gestion de contenu qui pourront vous être utiles

• Partage multimédia centralisé (utiliser une image source sur différent(e)s pages/sites)
• Blocs de contenu partagés par tous les sites : permet de modifier du contenu au niveau global
• Réutilisation d’un module développé et déployé localement par l’ensemble des sites du groupe

Interface d’activation d’un module sur différents sites

5. Former vos équipes à votre solution

Il est important que vos contributeurs restent engagés sur votre outil d’édition et sachent créer du contenu facilement. Mettre à disposition de la documentation et des tutoriels en fonction des rôles de vos équipes est important. Si ce n’est pas fait, ils se tourneront vers d’autres outils par manque de compétences, ce qui vous éloignera de votre stratégie de centralisation de contenus et du principe même de la création de votre usine à sites. 

Développement interne ou agence digitale ?

Le choix entre développement interne et agence digitale dépend pour une large part des ressources dont vous disposez.

Nous avons détaillé les compétences nécessaires dans un article intitulé "Projet web : quelles compétences recruter pour constituer votre équipe ?", auquel vous pouvez vous référer pour creuser le sujet. Mais en bref : le développement en interne d'un projet web (avec toutes les complexités et tous les enjeux qui vont avec un contexte Enterprise) ne peut se faire sans une solide équipe technique.

C'est d'autant plus vrai pour une usine à site, pour 2 raisons principales :>

• Le caractère multiple de ce projet web nécessite une réflexion approfondie sur l'articulation des templates de pages et modèles de contenus entre les sites, sur ce qui doit être générique ou spécifique, etc.
• Une usine à site s'appuie souvent sur une architecture de CMS Headless, ce qui suppose de disposer à la fois de développeurs back-end et de développeurs front-end (sauf dans le cas d'un CMS JavaScript).

Passer par une agence digitale est donc dans beaucoup de cas une bonne manière d'avoir à disposition toutes les compétences dont vous avez besoin, de bénéficier d'une expertise et d'un regard extérieurs, et potentiellement de gagner du temps sur la phase de développement.

N'hésitez pas à consulter notre réseau d'agences digitales partenaires pour votre projet d'usine à sites, capables de réaliser pour vous une usine à site performante.

L'option Cloud pour votre usine à site 

Que ce soit pour améliorer la sécurité de votre réseau de sites web ou pour décharger le département IT d'une gestion d'usine à sites chronophage, l'option du cloud s'impose de plus en plus dans les organisations.

En effet, un CMS en hébergement cloud (avec Jahia Cloud en tous cas) simplifie la gestion d'usines à site, que ce soit lors du lancement de chaque nouveau site ou durant leur fonctionnement (maintenance, surveillance, évolutions...). Il ne faut au département IT que quelques clics pour mettre en ligne un nouveau site web, en production comme dans un environnement de développement iso.

Par ailleurs, de nombreuses tâches de suivi, de surveillance et de sécurité sont soit automatisées, soit gérées par les équipes de Jahia Cloud, en tant que partie intégrante du service mis à disposition. Dans Jahia Cloud, tous les données de tous les sites sont suivies dans une seule et même console de gestion cloud, au sein de l'outil Datadog.

La solution Jahia 

Jahia est une solution flexible et extensible, avec les fonctionnalités multisites dont vous aurez besoin afin de créer votre usine à sites. Jahia peut-être implémenté en headless ou de manière classique, dans n'importe quelle infrastructure d'hébergement (cloud ou on-premise), avec ou sans agence digitale... Notre solution s'adapte à la structure de votre entreprise, et évolue avec elle. Réutilisez et partagez du contenu à l’infini grâce à la plateforme Jahia ! 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, regardez notre webinaire “4 conseils pour mettre en place une usine à sites”.