Intégration DAM : comment connecter vos solutions ?

Vous êtes-vous déjà demandé ce qui fait qu'un système de gestion des actifs numériques (Digital Assets Management - DAM) est meilleur qu'un autre ? Un DAM est comme un classeur numérique super organisé qui vous aide à stocker des fichiers, à travailler avec votre équipe, à gérer votre portail web et à tout garder en sécurité. Grâce à une intégration DAM efficace, l'outil se connecte en plus à vos autres outils du quotidien (votre CMS en particulier) et devient encore plus utile.

Lorsque vous connectez votre DAM à d'autres outils (comme ceux que vous utilisez pour le marketing), quelque chose d'extraordinaire se produit. C'est comme si vous construisiez des ponts entre tous vos outils de travail préférés. Votre équipe peut continuer à utiliser ses logiciels habituels, et tous les fichiers restent soigneusement organisés en un seul endroit. Ces connexions permettent aux équipes de travailler plus rapidement, d'assurer la cohérence de votre marque et de garantir la sécurité des fichiers. Vous pouvez également grâce à une bonne solution de Digital Asset Management constater l'efficacité de votre contenu une fois qu'il est diffusé.

De plus en plus d'entreprises se penchent sur tous les outils logiciels qu'elles utilisent et se demandent si elles ne pourraient pas les connecter à leur DAM. Comment ? Voyons comment les équipes utilisent ces connexions pour travailler plus intelligemment, et plus facilement.

3 façons de connecter et d'étendre vos ressources

Avant de connecter votre DAM aux outils de vos équipes, vous devez connaître les différentes façons de le faire. Partager vos fichier peut se faire de nombreuses façons, allant de l'envoi d'un simple lien à la transmission de données par API dans une interface personnalisée. Chaque méthode a ses propres avantages et ses propres éléments à prendre en compte.

• Liens de partage et liens intégrés: Un lien de partage revient à envoyer à quelqu'un des instructions pour trouver des fichiers spécifiques. Vous souhaitez partager des fichiers avec d'autres personnes ? Utilisez un lien de partage. Vous souhaitez placer des fichiers directement sur un site web ? Utilisez un lien d'intégration. Le plus intéressant ? Lorsque vous mettez à jour le fichier original, il est mis à jour partout où vous l'avez partagé.
• Intégrations sur étagère: Des connecteurs prêts à l'emploi qui synchronisent automatiquement vos fichiers entre votre DAM et les autres logiciels que vous utilisez. Il s'agit de connexions "plug-and-play", faciles à configurer et prêtes à être utilisées. C'est un modèle d'intégration plébiscité par les organisations, et les éditeurs en ajoutent donc de plus en plus pour faciliter l'interconnexion des outils des organisations. Par exemple, Jahia propose des intégrations pour Cloudinary, Keepeek ou Scaleflex (et plus de 1000 autres).
• API: Une API est comme une clé spéciale qui permet à d'autres programmes d'accéder à votre système DAM. Elle les aide à rechercher et à utiliser vos fichiers et vos informations. Bien que vous ayez besoin de l'aide d'un développeur pour l'utiliser, une API vous permet de construire exactement ce dont votre équipe a besoin, contrairement aux options prêtes à l'emploi qui sont livrées avec des fonctionnalités définies.

Intégrations importantes pour la gestion des ressources numériques

Les intégrations se situent à mi-chemin entre le simple partage de liens et l'élaboration de solutions personnalisées complexes. Elles facilitent la synchronisation de vos solutions de portail web entre différents outils logiciels. Notre approche de l'intégration de la gestion des actifs numériques garantit une connectivité transparente entre les systèmes.

1. Outils de partage de fichiers

Les outils de partage de fichiers sont parfaits pour les besoins de base tels que le stockage de documents d'équipe et le partage de fichiers. Mais à mesure que les entreprises se développent, elles ont besoin de quelque chose de plus puissant. La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas à choisir l'un ou l'autre : vous pouvez utiliser à la fois vos outils de partage de fichiers et votre DAM.

Exemple de flux de travail avec intégration : Chargements de fichiers intelligents avec Hot Folders
Un hot folder est une sorte de dossier magique qui déplace automatiquement les fichiers dans votre système DAM. Il est très utile lorsque vous travaillez avec des personnes extérieures à votre entreprise, comme des photographes.

Voici un exemple concret : imaginons que vous travailliez avec des photographes qui n'ont pas le temps d'apprendre comment on utilise votre DAM. Au lieu de leur demander d'apprendre un nouveau logiciel, ils peuvent simplement déposer leurs photos dans un dossier spécial qu'ils connaissent déjà. En coulisses, votre DAM organise automatiquement ces photos avec les bons tags et catégories. Cela facilite la vie de tout le monde : les photographes peuvent travailler à leur guise et vos fichiers restent parfaitement organisés.

2. Outils de collaboration

Les outils de collaboration sont comme des salles de réunion numériques où les équipes discutent et travaillent ensemble. Ils sont différents des outils de gestion de projet (dont nous parlerons plus loin), car ils visent davantage à aider les gens à communiquer. Lorsque vous connectez ces outils à votre DAM, vous pouvez gagner du temps et tenir tout le monde au courant de l'ajout de nouveaux médias, ou encore de la fin de validité de médias existants, sans travail supplémentaire.

Exemple de flux de travail d'intégration : Mises à jour de l'équipe en temps réel
Lorsqu'un grand nombre de personnes travaillent ensemble, il est difficile d'informer tout le monde de l'arrivée de nouveaux fichiers ou de leur mise à jour. Il arrive qu'une équipe mette à jour des fichiers importants, mais que les autres équipes n'en soient pas informées.

Voici une solution utile : connectez votre DAM à des outils de chat tels que Slack. Cela crée un flux d'informations automatique dans le chat de votre équipe. Chaque fois que quelqu'un ajoute de nouveaux fichiers à votre système DAM, tout le monde reçoit un message avec un lien facile à consulter. Par exemple, lorsque les concepteurs ajoutent de nouvelles photos de produits, tous les membres du canal de discussion de l'équipe produit les voient immédiatement avec un aperçu.

3. Intégration d'outils de gestion de projet

Il existe des milliers d'outils de travail, et il est parfois difficile de faire la différence entre eux. Mais voici ce qui compte : les outils de gestion de projet vous aident à suivre les tâches et les échéances, tandis que les outils de collaboration permettent aux équipes de discuter et de partager des mises à jour. De nombreux outils peuvent faire les deux, mais ils sont généralement plus performants dans un domaine. Lorsque vous connectez ces outils à votre système de DAM, les gens peuvent mieux travailler sans avoir à passer d'un programme à l'autre.

Exemple de flux de travail d'intégration : Publication automatisée d'actifs
Lorsque vos équipes créatives utilisent des outils de gestion de projet pour créer du contenu, vous pouvez faire en sorte que les fichiers finis apparaissent automatiquement dans votre DAM. Mieux encore, votre DAM peut ajouter automatiquement des tags et des informations à ces fichiers en fonction des détails du projet.

4. Intégration de marketing automation

Un DAM est comme une grande bibliothèque de contenu. Lorsque vous le connectez à vos outils de marketing, les personnes peuvent obtenir ce dont elles ont besoin - comme des photos pour les médias sociaux ou des brochures pour les ventes - directement à partir des outils qu'elles utilisent tous les jours.

Exemple de flux de travail d'intégration : L'accès aux ressources marketing en toute simplicité
Les réseaux sociaux évoluent rapidement. Lorsque quelque chose est en vogue, votre équipe doit réagir rapidement. Au lieu de créer un nouveau contenu, elle peut vouloir réutiliser quelque chose qui existe déjà. Lorsque vous connectez vos outils marketing à votre système DAM, les équipes peuvent trouver des fichiers à l'aide de recherches simples, directement depuis leur espace de travail habituel. Et ne vous inquiétez pas, ils ne peuvent accéder qu'aux fichiers qu'ils sont autorisés à utiliser.

5. Intégration aux outils de vente

Les commerciaux ont besoin d'un accès rapide aux fichiers. En connectant votre système DAM à leurs outils de vente, ils peuvent trouver ce dont ils ont besoin en utilisant des outils qu'ils connaissent déjà. Ainsi, tout le monde utilise les dernières versions des fichiers et partage le même message.

Exemple de flux de travail d'intégration : Le contenu commercial à portée de main
Il arrive que les équipes de vente ne reçoivent pas les mises à jour des nouveaux documents par email (ou ne lisent pas leurs emails...). Mais lorsque vous connectez votre DAM à leurs outils de vente, tout est mis à jour automatiquement dans les deux endroits. Plus de mises à jour manquées !

6. Intégrations CMS

Votre portail web ou votre CMS dispose de ses propres fonctionnalités de stockage les fichiers multimédias, mais ces fonctionnalités ne sont jamais aussi poussées que celles que peut vous offrir une solution DAM à part entière. Lorsque DAM et CMS fonctionnent ensemble grâce à une intégration ad hoc, vous pouvez créer du contenu une seule fois et l'utiliser partout, tout en voyant comment les gens l'utilisent.

Exemple de flux de travail d'intégration : Intégration CMS-DAM en action
Pour les contributeurs des sites web, trouver la bonne image pour illustrer un contenu est souvent un casse-tête. Avec un DAM intégré au CMS, les contenus sont automatiquement tagués et classés, de sorte que trouver une image pertinente se fait très simplement sur la base d'un mot-clé. Le plus intéressant ? Non seulement les mises à jour de vos médias dans le DAM sont automatiquement répercutées sur le ou les sites web associés, mais ils s'intègrent aussi dynamiquement au bon format selon les emplacements où ils se trouvent pour offrir la meilleur des expériences utilisateurs. Aucun travail supplémentaire n'est nécessaire !

Boostez votre boîte à outils numérique : Connecter, créer et conquérir

Un DAM est comme le cœur de tous vos outils de marketing - il est bon seul, mais il est encore meilleur lorsqu'il est connecté à d'autres logiciels que vous utilisez. Prenez Jahia, par exemple. Il s'agit d'une puissante plateforme DXP qui aide les grandes entreprises à créer de meilleurs sites web et expériences numériques pour leurs utilisateurs. Lorsque vous connectez les solutions de Jahia à votre DAM, c'est comme si vous construisiez un pont entre votre bibliothèque de contenu et vos sites web.

L'intérêt de connecter votre système DAM à d'autres outils est que tout fonctionne en douceur. C'est comme si tous vos outils communiquaient entre eux, ce qui permet à chacun de trouver et d'utiliser facilement le bon contenu tout en assurant la sécurité et l'organisation de l'ensemble.