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Unil

L’Université de Lausanne rationalise son écosystème web avec Jahia

Comment l’Unil simplifie la gestion de son écosystème web, tout en préservant l’autonomie éditoriale de ses équipes.

Un patrimoine web à la hauteur de l'université

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Fondée en 1537, l’Université de Lausanne (Unil) est l’une des plus anciennes universités d’Europe.

Elle accueille plus de 17 500 étudiants et plus de 5 000 collaborateurs, répartis entre 7 facultés, plusieurs départements et instituts, ainsi que 31 services et unités administratives.

Son écosystème web doit répondre aux besoins de publics très différents : étudiants, futurs étudiants, grand public, collaborateurs, enseignants, chercheurs, journalistes, partenaires et institutions externes.
Au fil des années, cet écosystème s’est développé autour de sites publics, de portails, de sites de services, de facultés, d’instituts et de laboratoires. Au pic, l’Unil gérait plus de 300 sites web. Cette organisation répondait à un besoin réel d’autonomie. Chaque entité pouvait publier ses contenus, valoriser ses activités et s’adresser à ses publics. Mais cette autonomie a aussi créé une complexité croissante : contenus redondants, informations difficiles à maintenir, navigation moins lisible et charge de support importante.

L’Unil s’est donc engagée dans un programme de refonte pour rationaliser son architecture web, rendre l’information plus facile à trouver pour ses différents publics et préserver l’autonomie éditoriale des équipes.

Photo ©Unil

17500
étudiants

5000
collaborateurs

300
sites web avant la refonte

Trop de sites, trop de doublons

Mire

Avant la refonte, l’écosystème web de l’Unil était largement organisé en silos. Chaque faculté, service, institut ou laboratoire pouvait gérer ses propres contenus, avec des pratiques éditoriales et des niveaux de contribution très différents.
Cette organisation répondait à un besoin d’autonomie, mais elle créait aussi des doublons, des contenus obsolètes ou contradictoires, et une information plus difficile à trouver pour les visiteurs.
L’organisation des contenus reflétait davantage la structure interne de l’université que la manière dont les publics cherchent l’information.
Le défi consistait donc à rationaliser un patrimoine web très vaste en axant le contenu sur les public-cibles prioritaires, sans retirer aux entités leur capacité à publier et gérer leurs contenus.
La refonte devait aussi préserver la continuité de service, accompagner plus de 600 contributeurs et préparer la migration progressive des sites de facultés, d’instituts et de centres.

« Nous avions plus de 20 000 pages réparties sur plus de 300 sites indépendants. Il était devenu difficile pour nos visiteurs de trouver l’information dont ils avaient besoin. »
- Franck Canavesi, Chef de programme IT, Unil

Un environnement commun, des équipes autonomes

Target

L’Unil utilise Jahia depuis de nombreuses années pour gérer son écosystème web.

La plateforme permet de gérer plusieurs sites dans un environnement commun, avec des droits adaptés aux rôles, aux sites et aux niveaux de contribution.

Dans le cadre de la refonte, Jahia fournit un environnement commun pour gérer les sites, les templates, les composants et les droits de contribution. Cette approche aide l’Unil à maintenir une cohérence visuelle, éditoriale et technique, tout en laissant les facultés, services et équipes métier gérer leurs contenus dans un cadre défini.
Jahia soutient ainsi un équilibre essentiel pour l’Unil : gouvernance centrale, autonomie éditoriale et capacité à faire évoluer le patrimoine web par étapes.

Pour l’université, la plateforme constitue un socle commun pour faire évoluer un patrimoine web complexe sans repartir de zéro.
 

« Je trouve que la relation de confiance qu’on a avec Jahia Solutions est très précieuse. Pouvoir discuter d’évolutions et de bugs, avec un accès direct aux bons interlocuteurs, c’est vraiment important pour nous. »
- Rémi Georges, Chef de projet digital et webmaster du site unil.ch

De 80 sites à un seul espace unifié

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Le projet a commencé par une étude utilisateur pour repenser l’organisation des contenus. Environ 700 personnes y ont participé. Cet exercice a permis de comprendre comment les publics regroupent les informations et comment ils s’attendent à les retrouver sur le site.
Les équipes ont ensuite travaillé sur le style guide, les maquettes, les templates et les composants Jahia.
Les composants ont été pensés pour faciliter l’expérience de contribution, limiter les options inutiles ou trop complexes et renforcer la cohérence des pages.
En parallèle, l’Unil a mené un important travail de rationalisation éditoriale : fusion des contenus, suppression des doublons, réécriture et clarification des arborescences.

La première grande étape a porté sur les services centraux. L’Unil est passée de plus de 80 sites gérés séparément à 1 site unifié, dans lequel chaque service dispose d’un espace dédié.

Ce nouveau cadre permet aux services de continuer à publier, mais dans une architecture commune, coordonnée par un service central. Le programme se poursuit avec la migration progressive des sites de facultés, d’instituts et de laboratoires. Cette phase doit tenir compte des contenus existants, des équipes contributrices, des rythmes de décision et des contraintes propres à chaque entité.

Photo ©Unil

« Toutes les réflexions autour du programme prévoyaient dès le départ une refonte complète de tous les sites sous Jahia. En effet, on comptait plus de 300 sites. Chaque entité avait son site Jahia avec ses droits d’édition. Une fois rationalisés, ce sont un peu plus de 30 sites qui ont migrés.»
Novella Bellonia, Responsable communication digitale Unicom et Co-responsable du programme, Unil 

Moins de complexité, plus de clarté

Site

Les 80 sites des services centraux ont été regroupés dans 1 site unifié.

The redesign has reduced complexity within the scope of central services.

Joge

Le volume de contenus du site central est passé de plus de 3 000 pages à environ 1 300 pages.
 

Link

Clarification de l'architecture de l'information et suppression des contenus redondants.

Seek Self

Amélioration de la recherche et de l'accès à l'information pour les utilisateurs.

Star

Optimisation de l'expérience des contributeurs grâce à des composants plus guidés et une gestion des droits adaptée aux différents rôles.

Security

Préparation de la consolidation progressive des sites des facultés, instituts et laboratoires.

Cloud

Mise en place, avec Jahia, d'un socle commun permettant de concilier gouvernance centralisée, autonomie éditoriale et évolution progressive du patrimoine web.

Design sans titre (1).png

« On est passé d’un état où un service avait son propre site, qu’il gérait totalement librement, à un site unique dans lequel chaque service dispose de son espace dédié, mais dans un environnement coordonné et gouverné de manière centrale. »
 

— Fabrice Marchon, Analyste Développeur au Centre informatique de l’Unil

Ce que ce projet montre

Le projet de l’Unil montre qu’une refonte multisite ne consiste pas seulement à réduire le nombre de sites.

Dans une organisation distribuée, il faut aussi clarifier qui publie quoi, dans quel cadre, avec quels droits et avec quels composants.

Jahia permet à l’Unil de gérer cette complexité dans un environnement commun. La plateforme aide l’université à réduire la dispersion quand elle crée de la maintenance inutile, tout en conservant des espaces éditoriaux adaptés aux différentes entités.

Cette approche permet d’avancer par étapes : rationaliser les services centraux, préparer la migration des sites de facultés, d’instituts et de laboratoires, puis faire évoluer le patrimoine web sans repartir de zéro.

Vous gérez un écosystème web complexe, avec plusieurs sites, entités ou équipes contributrices ?

Découvrez comment Jahia aide les organisations à rationaliser leurs sites, renforcer leur gouvernance multisite et préserver l’autonomie de leurs équipes éditoriales.

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